Kuidas kulusid raamatupidamises kajastada?

Kuidas kanda kulusid õigesti raamatupidamisse?

Väldi vigu, mis võivad kaasa tuua sanktsioone - trahve ja maksutõusu. Sooja soovitusena soovitan ka suhtuda skeptiliselt nn linnalegendidesse.

1. Kulu peab olema seotud ettevõtlusega

Kõige esimene ja peamine mõte, mida meeles pidada: iga raamatupidamisse kantav kulu peab olema otseselt seotud sinu äritegevusega.

Näiteid lubatud kuludest:

• Töövahendid (nt tööriistad, sülearvuti, printer)

• Kodulehega seotud kulud nagu nt domeen jms

• Raamatupidamistarkvara ja/või teenus

• Kliendikohtumisega seotud kohvikukulu

• Toote/teenuse reklaamimisega seotud kulud

• Tööautoga seotud kulud (kui auto on registreeritud ettevõtte nimel või on tööotstarbeline; omad reeglid mida kohaldatakse)
  
  

Mitte lubatud või piiratult lubatud kulud:

• Eratarbed (nt isiklik telefon, toidukulud ilma ärikohtumiseta)

• Puhkused, isiklikud reisid

• Kodukontori üür täies ulatuses (võid esitataval maksudeklaratsioonil taotleda äritegevuse kasutuses oleva kodus asuva pinnaga seotud kulude vähendamist, selleks on oma reeglid!)
  
  

2. Säilita kõik kviitungid ja arved

Raamatupidamine põhineb tõenditel. Digiajastul tähendab see, et:

• Iga kulu kohta peab olemas olema korralik arve või kviitung

• Arve peab sisaldama: müüja andmeid, kuupäeva, summat, käibemaksu infot ja kulu sisu.

Näpunäide: kasuta nt digikviitungite haldustarkvara (nt Procountor, Netvisor), et kviitungid ei kaoks ja need liiguksid automaatselt raamatupidamisse. Pead säilitama kulukviitungeid ja ostuarveid seaduses ettenähtud aja.

3. Lisa selgitus ja seos ettevõtlusega

Isegi kui kulu on ettevõtlusega seotud, soovitame lisada igale kulule lühikese selgituse selle eesmärgist.

Näited:

• “Kliendiga kohtumine – ärilõuna Helsingis, koostöövõimaluste arutamine.” Lisa kliendi andmed (nt ettevõtte ja selle esindaja nimi)

• “Kontori printeri tooner”

• “Osalemine ettevõtjate seminaril – koolituskulu”
  
  

See aitab:

• Sul endal meenutada, mis oli kulu eesmärk. Maksuameti kontrolli puhul on raske meenutada kolme aasta tagust kuludokumendi täpsemast sisu ja tähendust

• Raamatupidajal õigesti kulu klassifitseerida

• Maksuametil mõista, et kulu on põhjendatud.

4. Kulud erinevat tüüpi ettevõtetes

• Toiminimi (ärinimi, FIE) – Kulud arvatakse ettevõtja müügitulust maha. Oluline jälgida, et eraisiku kulud ei läheks segamini ettevõtte omadega.

• Osakeyhtiö (Oy) (osaühing, OÜ) – Kulud kantakse ettevõtte kontolt. Eratarbeks tehtud kulud tuleb raamatupidamisest välja jättä või raporteerida (!) ja kanda riigikassasse tulumaks.
  

Oluline: ära maksa ettevõtte kulusid isiklikult. Kasuta ettevõtte pangakontot, pangakaarti, see lihtsustab raamatupidamist ja sinu enda arusaama raha liikumisest.

5. Kontrolli, kas kulu sisaldab käibemaksu (ALV)

Soomes on erinevad KM-määrad (10%, 14%, 25,5%, 0%) sõltuvalt teenusest või tootest.

• Kui oled KM-kohustuslane, saad käibemaksu tagasi küsida. Seda reeglit on hea meeles pidada, esineb aga ka kulusid, mille puhul ei tohi käibemaksu tagasi küsida.

• Kui pole veel registreerunud (nt käive < 20 000 €), ei tohi käibemaksu tagasi küsida.

• Kontrolli, et arve näitab eraldi KM osa – ilma selle infota ei saa KM maha arvata.
  
  

Kokkuvõte: 5 sammu õige kuluarvestuseni

1. Veendu ja kontrolli, et kulu on äritegevusega seotud

2. Säilita kuludokument (arve, kviitung)

3. Lisa kirjeldus ja seos äriga

4. Tee maksed ettevõtte kontolt

5. Käsitle käibemaksu õigesti, kui oled registreeritud km-kohustuslasena.
   
   

💬 Küsimusi kulude või raamatupidamise kohta Soomes?

Kirjuta meile või saada sõnum nt Facebookis – aitame meeleldi!